La mise en place d’un intranet peut être un véritable levier de performance pour une entreprise. Permettant de centraliser les informations, de fluidifier la communication interne et de faciliter le travail collaboratif, un intranet bien conçu est un atout précieux. Mais quel est le coût de création d’un intranet ? Cet article vous propose une analyse détaillée des différents éléments à prendre en compte pour estimer au mieux cet investissement.
Première étape : définir les objectifs et les besoins de l’entreprise
Avant d’aborder la question du coût, il convient de faire un point sur les objectifs et les besoins auxquels doit répondre l’intranet. Ces éléments auront une incidence directe sur le budget à prévoir. Il s’agit notamment de :
- Centraliser les informations utiles à l’ensemble des collaborateurs (documentation, annuaire, actualités internes, etc.)
- Favoriser la communication entre les différents services et niveaux hiérarchiques
- Développer le travail collaboratif grâce à des outils partagés (agenda, messagerie instantanée, espaces projets, etc.)
- Simplifier certaines tâches administratives et RH (gestion des congés, notes de frais, formations, etc.)
- Valoriser la culture d’entreprise et renforcer le sentiment d’appartenance
En fonction de ces objectifs, il sera alors possible de déterminer les fonctionnalités clés à intégrer dans l’intranet et de choisir la solution technique la plus adaptée.
Deuxième étape : choisir entre une solution clé en main ou un développement sur mesure
Il existe deux grandes approches pour la création d’un intranet : opter pour une solution clé en main, qui propose des fonctionnalités standardisées et prêtes à l’emploi, ou opter pour un développement sur mesure, qui permet une personnalisation totale du système en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise.
Les solutions clé en main sont généralement moins coûteuses que les développements sur mesure. Elles sont souvent proposées sous forme d’abonnement mensuel ou annuel, avec un tarif dépendant du nombre d’utilisateurs et des options choisies. Les prix varient généralement entre quelques centaines et plusieurs milliers d’euros par an. Toutefois, ces solutions peuvent présenter certaines limites en termes de personnalisation et d’évolutivité, notamment si les besoins de l’entreprise sont très spécifiques.
Le développement sur mesure implique quant à lui un investissement plus conséquent, avec des coûts pouvant aller de plusieurs dizaines de milliers d’euros à plusieurs centaines de milliers d’euros, voire plus selon la complexité du projet. Cette option est à privilégier lorsque les besoins de l’entreprise nécessitent une solution parfaitement adaptée et évolutive, ou si la sécurité des données est un enjeu majeur.
Troisième étape : prendre en compte les coûts annexes
Outre le coût de la solution technique, il convient également de tenir compte des coûts annexes liés à la mise en place et au fonctionnement de l’intranet :
- Coûts de conseil et d’accompagnement : selon la complexité du projet, il peut être nécessaire de faire appel à des experts pour définir la stratégie, choisir la solution technique ou encore former les collaborateurs à l’utilisation de l’intranet. Ces prestations peuvent représenter plusieurs milliers d’euros.
- Coûts de maintenance et d’évolution : même si l’intranet est opérationnel, il faudra prévoir un budget pour assurer sa maintenance (correction des bugs, mises à jour, etc.) et le faire évoluer en fonction des besoins futurs de l’entreprise. Ces coûts sont variables selon le type de solution choisie (clé en main ou sur mesure) et peuvent représenter entre 10% et 20% du coût initial par an.
- Coûts d’hébergement et de sécurité : selon que vous optiez pour une solution hébergée en interne ou externalisée (cloud), les coûts d’hébergement et de sécurisation des données peuvent varier. Il est important de bien étudier cette question pour garantir un niveau optimal de sécurité tout en maîtrisant les dépenses associées.
En somme, le coût de création d’un intranet dépend étroitement des objectifs et des besoins de l’entreprise, ainsi que des choix techniques effectués. Il est essentiel de bien définir ces éléments en amont pour estimer au mieux l’investissement nécessaire et optimiser le retour sur investissement. N’hésitez pas à solliciter l’aide d’experts pour vous accompagner dans cette démarche.